Spesialrom for arkiv

Forskrift om offentlege arkiv stiller i kapittel IV krav til lokale der det blir oppbevart offentlege arkiv. Særleg er krava til lokale for arkivmateriale som er gått ut av dagleg bruk strenge. 

Alle våre eigarkommunar har inngått driftsavtale for spesialrom for arkiv. Føremålet med tenesta er å sikre arkivmateriale mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge. Magasinlokale våre er i et lukka fjellanlegg bygd spesielt for langtidsbevaring av papirarkiv. Vi har avtale om døgnbemanna vaktteneste, og magasinlokale er utstyrt med medan anna tilgangskontroll, branndeteksjonssystem og alarm. 

Gjennom avtala forpliktar vi oss til å føre register over arkivbestanden som til ei kvar tid er i depotet, samt å halde oversyn og kontroll med arkivbestanden. Vi nytter programvara ASTA5 som katalogsystem. Systemet har funksjonar for mellom anna bestandoversyn, registrering av tilvekstar og generering av rapportar til nasjonale statistikkar.   

Avtala legg vidare til rette for at arkivmaterialet skal vere tilgjengeleg for publikum for bruk på lesesal, og gjennom digital formidling på nasjonale fellesløysingar som Arkivportalen og Digitalarkivet. Dette skjer innanfor dei rammene som følgjer gjelande føresegner om innsynsrett, teieplikt og gradering.