Hovudoppgåva til vår avdeling er å ordne papirarkiv knytt til oppdragsverksemda me utfører for eigarkommunane våre. Sjølve arkivordninga går føre seg ved to ulike avdelingar; avdelinga for administrative arkiv og avdelinga for personregister. Arbeidet inneber at me fyrst planlegger hausting av arkiv, med synfaringar hjå kommunane og anna planleggingsarbeid.
Etter at me har hausta arkiva til IKA Hordaland sine lokale er det ordningsarbeidet som står for tur. Før me legg arkivmaterialet i nye syrefrie esker fjernar me binders, plast og arkivmateriale som kan kasserast. Arkiva blir så registrert i ASTA på arkiv-, serie- og mappenivå og publisert på Arkivportalen.no. Avdelinga vår har også ansvar for å handsame innsynsførespurnader i uordna administrative arkiv som kjem til IKA Hordaland.
Denne sumaren har me i hovudsak arbeida med arkiva etter Fjell, Lindås, Austevoll og Askøy kommunar. Frå Austevoll og Lindås kommunar har me ordna A- (møtebøker), B- (kopibøker) og C- (postjournalar) seriane for perioden 1964-1991, samt saksarkivet etter Lindås dokumentsenter for perioden 2006-2013. Arbeidet med synfaring og hausting av arkiva knytt til oppvekst frå Askøy kommune starta i januar i år. Me vart ferdige med synfaringa og haustinga av desse arkiva i vår og byrja med ordning og registrering i ASTA i sumar. Arkivet etter Fjell kommune er ferdig ordna og står ferdig etikettert i magasina våre.
Arbeidet med å ordne og registrere arkivmateriale frå perioden før 1965 vart ferdig i 2014. I samband med ordninga vart det utarbeida arkivkatalogar for alle eigarkommunane våre. Desse katalogane er under arbeid no, med registrering i ASTA slik at dei vert søkbare på Arkivportalen.no. I sumar har me registrert ferdig arkivkatalogane til Lindås, Ullensvang, Alversund, Modalen og Skånevik kommunar i ASTA.
I samband med ferieavviklinga i sumar har me også teke på oss enkelte oppgåver som vanlegvis fell inn under andre avdelingar. Dette gjeld mellom anna ansvar for postmottaket, formidlings- og depotarbeid og handsaming av innsynsførespurnader i ordna administrative arkiv.
