Prosjekt: Aktørskildring for kommunal sektor

Kommunale arkiv var lenge å rekne som utilgjengelege. Arkiva stod sjeldent samlet og kunnskapen om dei var generelt låg. I dag er dei eldre kommunearkiva ope opp for publikum og har blitt ein viktig kjelde for forskarar og studentar. Ei systematisk oversikt og standardiserte skildringar av arkivskapare frå perioden etter 1965 manglar framleis. På bakgrunn av dette søkte IKA Hordaland i 2019 om arkivutveklingsmidlar frå Arkivverket til å gjennomføre eit prosjekt om å utarbeide standardiserte aktørskildringar for kommunal sektor.    

Prosjektet tok for seg 20 arkivskapare frå sentraladministrasjonen, helse- og sosialsektoren, kultursektoren, skulesektoren og teknisk sektor. Skildringane er sann uavhengig av kommune og følgjer standardar som tidlegare er utarbeidde av Arkivverket og kommunale arkivinstitusjonar. Gjennom ei kartlegging av kommunale aktørar og beskriving av bakgrunn, funksjon og oppgåver legg prosjektet til rette for meir effektiv formidling og forskning. I arbeidet med skildringane la vi vekt på å skape korte faktaorienterte tekstar som er tilpassa bruk og publisering på ASTA og Arkivportalen. Skildringane er samla i to hefte – ein bokmålsversjon og ein nynorskversjon.

Resultatet av arbeidet og prosjektrapporten finn du her

Allment arkivskjema

I Noreg er alle arkivoppbevaringsinstitusjonar anbefalt å følgje allemnt arkivskjema – både statlege, kommunale og private arkiv. Allment arkivskjema er eit system av faste signaturar for dei ulike arkivseriane, stilt opp i ei fast rekkefølgje.  Vel alle å følgje dette skjemaet vil det vere til stor hjelp for brukarane av arkiva. Dei vil enklare kunne orientere seg og finne fram i dei ulika arkiva.  

Skjemaet er delt i tre hovudgrupper med seriar og signaturar:

Seriane A-E er satt av til administrative arkivseriar som gjerne blir produsert av arkivskapare med ein kontorfunksjon. Desse seriane utgjer stort sett hovuddelen av arkivet, både i betydning og volum.

Seriane F-O blir brukt til spesialseriar. Desse kan disponerast fritt og kan tilpassast strukturen i det einskilde arkiv.

Seriane P-Z er for arkivamateriale etter særskild funksjon (P-s), medium eller format (T-W) og diverse referansemateriale (X-Z).

I detalj ser skjemaet slik ut:

A – Møtebøker, referatprotokollar, forhandlingsprotokollar o.l.
B – Kopibøker
C – Journalar og andre overgripande register
D – Saks- og korrespondansearkiv etter hovudsystemet til organet
E – Saks- og korrespondansearkiv ordna etter eventuelle andre, sideordna system
F-O – Spesialseriar innanfor fagområdet til den einskilde arkivskapar 
P – Personalforvaltning
Q – Eigedomsforvaltning
R – Rekneskap
S – Statistikk
T – Kart og tekningar
U – Foto, film og lydopptak
V – EDB og mikrofilm
W – Gjenstandar
X – Eigenproduserte trykksaker
Y – Andre utskilte arkivdelar, diverse
Z – Referansemateriell

Arkivkatalogar

I ein arkivkatalog vil du finne både generelle og detaljerte skildringar av arkivet. Katalogen gir opplysningar som hjelper deg med å sjå samanhengar og vise den hierakiske strukturen i arkivet.  Innleiingsvis vil du ofte få vite om arkivskaparen og om arkivet i sin heilskap. Vidare fortel arkivlista om arkivserie, -stykke, -mappe og dokument på dei ulike nivåane. Systemet er basert på at den einskilde skildring er knytt direkte til den nærast ovanståande eining i katalogen. I dag er dei  fleste arkivkataloger laga i eit elektronisk system og publisert på Arkivportalen.

Sjå vore arkivkatalogar på arkivportalen.no her eller for kvar enkelt kommune på denne sida