Aktørskildringar for kommunal sektor (nynorsk)

Aktørskildring for kommunal sektor

Kommunale arkiv var lenge å rekne som utilgjengelege. Arkiva stod sjeldan samla, og kunnskapen om dei var generelt låg. I dag er dei eldre kommunearkiva opne opp for publikum og har blitt ein viktig kjelde for forskarar, studentar og andre historieinteresserte. I 1969 kom boka Administrasjonshistorie og arkivkunnskap, som gjorde greie for og presenterer kommunalt arkivmateriale frå perioden fram til 1965. Eit tilsvarande arbeid for arkivskaparar etter denne perioden ble derimot ikkje gjort. Med bakgrunn i dette starta IKA Hordaland prosjektet Standardisering av aktørskildring i 2019. Prosjektet er finansiert av Arkivverket og IKA Hordaland. 

I prosjektet har vi til nå utarbeidde standardiserte skildringar av 60 kommunale arkivskaparar frå perioden etter 1965. Utvalet er gjort blant små og store aktørar frå sentraladministrasjonen, skule-, helse- og kultur- og teknisk sektor. Skildringane er sann uavhengig av kommune og følgjer standardar som tidlegare er utarbeidde av Arkivverket og kommunale arkivinstitusjonar. Gjennom ei kartlegging av kommunale aktørar og beskriving av bakgrunn, funksjon og oppgåver legg prosjektet til rette for meir effektiv formidling og forsking. I arbeidet med skildringane har vi lagt vekt på å skape korte faktaorienterte tekstar som er tilpassa bruk i ASTA og på Arkivportalen. 

Skildringane er samla i to hefte – ein bokmålsversjon og ein nynorskversjon

Resultatet av arbeidet og prosjektrapportane finn du her: 

Prosjektrapport 2022

Prosjektrapport 2021

Prosjektrapport 2020

 

Sjå også artikkel om prosjektet i Arkheion 2/2020 eller i PFD-versjon: Aktørbeskrivelse for kommunal sektor.

Allment arkivskjema

I Noreg er alle institusjonar som oppbevarar arkiv anbefalt å følgje allemnt arkivskjema – både statlege, kommunale og private arkiv. Allment arkivskjema er eit system av faste signaturar for dei ulike arkivseriane, stilt opp i ei fast rekkefølgje. Vel alle å følgje dette skjemaet vil det vere til stor hjelp for brukarane av arkiva. Dei vil enklare kunne orientere seg og finne fram i dei ulika arkiva.  

Skjemaet er delt i tre hovudgrupper med seriar og signaturar:

Seriane A-E er satt av til administrative arkivseriar som gjerne blir produsert av arkivskapare med ein kontorfunksjon. Desse seriane utgjer stort sett hovuddelen av arkivet, både i betydning og volum.

Seriane F-O blir brukt til spesialseriar. Desse kan disponerast fritt og kan tilpassast strukturen i det einskilde arkiv.

Seriane P-Z er for arkivamateriale etter særskild funksjon (P-s), medium eller format (T-W) og diverse referansemateriale (X-Z).

I detalj ser skjemaet slik ut:

A – Møtebøker, referatprotokollar, forhandlingsprotokollar o.l.
B – Kopibøker
C – Journalar og andre overgripande register
D – Saks- og korrespondansearkiv etter hovudsystemet til organet
E – Saks- og korrespondansearkiv ordna etter eventuelle andre, sideordna system
F-O – Spesialseriar innanfor fagområdet til den einskilde arkivskapar 
P – Personalforvaltning
Q – Eigedomsforvaltning
R – Rekneskap
S – Statistikk
T – Kart og tekningar
U – Foto, film og lydopptak
V – EDB og mikrofilm
W – Gjenstandar
X – Eigenproduserte trykksaker
Y – Andre utskilte arkivdelar, diverse
Z – Referansemateriell

Arkivkatalogar

I ein arkivkatalog vil du finne både generelle og detaljerte skildringar av arkivet. Katalogen gir opplysningar som hjelper deg med å sjå samanhengar og vise den hierakiske strukturen i arkivet. Innleiingsvis vil du ofte få vite om arkivskaparen og om sjølve arkivet. Arkivlista fortel om arkivserie, -stykke, -mappe og dokument på dei ulike nivåane. I dag er dei fleste arkivkataloger laga i eit elektronisk system og publisert på Arkivportalen.

Sjå våre arkivkatalogar på arkivportalen.no her eller for kvar enkelte kommune på denne sida