Tilgang til arkiva

Fullmakt

For å få tilgang til sensitive personopplysingar IKA Hordaland ivaretek må privatpersonar oppsøke kommunen. Berre tilsette i kommunen med gjeldande fullmakt frå kommunen har tilgang til å tinge personopplysingar frå IKA Hordaland. Ta kontakt med din kommunekontakt for spørsmål om fullmaktsordninga.

KS SvarUt/Inn

Alle innsynskrav med personopplysingar skal adresserast IKA Hordaland via KS si teneste SvarUt i kommunen. Kravbrevet bør vera på kommunen sin brevmal, og innehalde namn, namneendringar, fødsels- og personnummer, samt ei konkret skildring av kva opplysingar som krevjast. Gjeld kravet innsyn i personregistermapper oversendast digital kopi av heile mappa.

IKA Hordaland svarar alltid innsynskravet med digitalt brev og eventuelle vedlegg via KS SvarUt. Alle innsynskrav journalførast i vårt sak-/arkivsystem.

Søkbar database

IKA Hordaland har gjort innsatsen med å mapperegistrere alle personregister som skal ivaretakast (utanom helsestasjon). Det gjer framfinning av slike arkiv enkelt, på tvers av papir- og elektroniske arkiv. Vi kan difor levere personregister på 1-2 yrkedagar. 

Fagansvarleg for arkiv i alle kommunane som eig IKA Hordaland har tilgang til ein eigen brukargruppe på Digitalarkivet. Det gjev den fagansvarlege open tilgang til alle arkivkjelder vi har publisert for gjeldande kommune inkl. historiske kommunar.

Ta kontakt med din kommunekontakt dersom du har spørsmål knytt til pålogging og bruk av arkiva på Digitalarkivet. Hugs på forvaltingslova §13 om teieplikt.

Finn fram til arkiva vi har digitalisert for din kommune.

For å få tilgang til arkiv som ikkje er publisert på Digitalarkivet er det to metodar:

1. Ting opplysingane enkelt med skjemaet.
2. Skriv ein epost til post@ikah.no med så detaljerte og presise skildringar av kva opplysingar de ynskjer. Har de arkivreferanse, dato, arkivkode, arkivskapar, namn osb. er det særs nyttig.

Få oversyn over alle arkiv din kommune har hjå IKA Hordaland via katalogen på Arkivportalen.

IKA Hordaland ivaretek mange hundre sak-/arkiv- og fagsystem (elektroniske arkiv) for kommunane i Hordaland. Dei elektroniske arkiva ivaretek vi i Arkivverket si løysing for digitalt sikringsmagasin, Digitalarkivet bevaring.

Digitale personregister gjer IKA Hordaland tilgjengeleg via Documaster APM. Digitale administrative arkiv gjer IKA Hordaland tilgjengeleg via Digitalarkivet si NOARK-vising. 

Desse visingsløysingane er førebels berre til intern bruk for IKA Hordaland. Det er fordi dei aller fleste av dei elektroniske arkiva er tilgjengelege som historiske basar i kommunane.

Kommunar vi skannar byggesak for

Ting ditt gards- og bruksnummer til byggesak@ikah.no. Gards- og bruksnummeret gjerast tilgjengeleg i din Documaster etter seinast 2 yrkedagar. 

Alle andre

Byggesakene dykkar er skanna og tilgjengeleg via dykkar system eller står fysisk i kommunen. 

Men vi har mykje anna eigedomsarkiv. Møtebøker etter bygningsråd og tekniske utval er ofte tilgjengeleg på Digitalarkivet. Kommunale eigedommar og prosjekt, veg, regulering, plan og mykje anna finst i dei tekniske saksarkiva hjå oss.