Deponering av papirarkiv

Det er viktig å bruke riktig utstyr:

• Nye mapper - slitne og øydelagde mapper må skiftast ut. IKA Hordaland kan skaffe slike.
• Støvklut - deponer berre reine arkiv.
• Omslag – gjerne A3 som ein brettar.
• Blyant – bruk blyant dersom ein skriv på nye mapper.
• D-clips/arkivmekanisme – til ompakking av ringpermar.
• 100 gramspapir - til etikettar.
• Papirkuttar – til etikettering.
• Godkjend lim og ein målarkost - limet skal vere av EVA-typen (Etylvinyl acetat) og oppfylle krava i ISO 16245:2009. Bruk gjerne Gluestar 6.90 frå www.arkivprodukter.no.
• Aktuelle arkivnøklar.
• Nye arkivboksar - arkivboksane skal svare til Riksarkivaren sitt krav til emballasje (ISO 9706). Boksane bør vera 9,5 cm brei slik at vi får 10 stk inn på ein hylle (hyllene våre er 97cm). Arkiveskene skal vera med tunge, ikkje med hol i. IKA Hordaland kan skaffe standardboksar for kommunen. Spesialboksar kan kjøpast via www.arkivprodukter.no.

Skaff oversikt over alle arkiv og skap eit system:

• Kva mengd hyllemeter arkiv skal ordnast?
• Kva typar består arkiva av? Sjå ålment arkivskjema.
• Er alle arkivstykka skapt av same arkivskapar?
• Korleis er arkivseriane organisert? journalnummer, emneordna, alfabetisk, eller etter arkivnøkkel?
• Har du fått med alt? Er det openberre manglar?
• Finst det NOARK-system som høyrer til papirarkiva? Vi vil ha desse inn saman med papirarkiva.

Ta kontakt med fagområde/person som har arbeidd med arkivet tidlegare. Dei kan ofte svare på spørsmål kring organiseringa av arkivet og om det finst meir.

IKA Hordaland kan også hjelpe til med å finne fram til arkivets organisering.

1.  Del kvar arkivskapar inn i ulike seriar etter ålment arkivskjema.
2.  Send forslag til serieliste til din kontaktperson hjå IKA Hordaland.

Hugs på proviniensprinsippet:

Døme på indre proviniens: Dersom eit arkiv er organisert etter ein arkivnøkkel, så skal det ikkje omorganiserast til å sorterast på emne. 

Døme på ytre proveniens: To avgrensa arkiv skal ikkje slåast saman til eitt.

Protokollar, journalar og kopibøker ordnast kronologisk etter ålment arkivskjema (A, B og C-seriar).

Saksarkiv (D og E-seriar) ordnast etter klassifikasjonssystemet kommunen har brukt. Registrer ny serie for kvar periodisering.

• Ulike ordningsprinsipp: Roalds arkivsystem, NHF-nykkel, NKS-nykkel eller K-koder, løpande etter journalnummer eller kronologi, tematisk, etter kontoplan, etter avsender/mottakar

Alle andre seriar (F-Å) ordnast slik det har vore ordna tidlegare.

• Kronologisk, tematisk, avsendar/mottakar, andre.

Reingjer arkivet før deponering. Bruk støvklut til å tørke smuss og støv frå protokollar og arkiv.

Fjern framandelement som kan skade arkivkjeldene og samtidig tek opp verdifull plass:

• Plast og metall.
• Trykksaker, brosjyrer og rundskriv.
• Binders (lag omslag av eit reint papir).
• Gule lapper (ta kopi om opplysingane er arkivverdig).
• Plastlommer, skiljeark, spiralinnbinding, teip, gummistrikk og liknande.
• Kopiar.
• Andre framandelement.

Kassasjon kan utførast med heimel i kommunen sin bevarings- og kassasjonsplan. Rådfør deg med fagsjef for arkiv i kommunen før kassasjon. 

Legg alle papir i mapper eller omslag. Lause papir kan leggast i eit bretta A3-ark elelr ei mappe.

Bytt ut mapper som er øydelagte. Før då over alle opplysingar frå den gamle mappa til den nye. Ta evt. kopi av journal som er ført i sjølve mappa og legg inn i ny mappe.

Skriv med blyant på mapper og boksar. Blyant har best haldbarheit. 

Pakk arkiva i arkivboksar som passar med det fysiske formatet (A4, folio, journalkort, foto).

Fyll kvar boks akkurat passe:

• Bul i boksen = for mykje arkiv.
• Bøy/krøll i mappene = for lite arkiv.

Protokollar som pakkast i boksar leggast med ryggen ned og registrerast som mapper.

Lausark som finst i ein protokoll kan leggast i ei eiga mappe.

Arkiv i ringpermar og liknande må pakkast om i arkivboksar. Innhaldet samlast med D-clips og ringpermane kastast.

Før på fylgjande utanpå boksen med blyant:

• arkivskapar
• seriesignatur + boksnummer
• ytterår
• arkivkode

1. Fyll ut deponeringsliste. Dette er eit excel-dokument du mottek frå IKA Hordaland. 

2. Før fyrst nokre få liner og send til din kontaktperson hjå IKA Hordaland for å kontrollere at det vert gjort riktig etter KAISA skriveregler.

3. Send ferdig deponeringsliste: 

• Deponeringsliste som inneheld personopplysingar må sendast til IKA Hordaland via https://ikah.filemail.com/ med henvising til din kontaktperson.
• Alle andre deponeringslister kan sendast til din kontaktperson på e-post.

4. IKA Hordaland genererer etikettar og sender desse i retur.

Det ferdige resultatet skal sjå bra ut: 

• Etikettane skal skrivast ut på 100 grams papir og limast med spesiallim som er kjemisk stabil og motstandsdyktig mot aldring.
• Bruk ein papirkuttar når du kuttar etikettane for å sikra at etikettane vert jamne.
• Syt for at alle etikettene limast frå same høgde på boksen, frå det vesle hakket inn i boksen på framsida.
• Lim beint og det skal ikkje vera luftboblar.

Avtal dato for transport med kontaktpersonen din hjå IKA Hordaland. 

Det må inngåast avtale med IKA Hordaland før deponering. 

Kommunen står sjølv for frakt av arkiva til lokala våre. I hovudsak til Kalfarveien 82, 5022 Bergen, men i særskilte tilfelle til Årstadveien 22, 5009 Bergen.

Etter deponering pakkast arkivet ut på hylle hjå oss og arkivdataa publiserast på Arkivportalen og vert tilgjengeleg for kommunen og offentlegheita. Personssensitive opplysningar vil ikkje blir publisert på Arkivportalen.