Arkivspørsmål

Vi gjer merksam på at nytt lovverk vert gjeldande frå 01.01.2026.

Mange sentrale lover og forskrifter regulerer korleis dokumentasjon og arkiv skapast og ivaretakast i Noreg, og kven som har krav på å sjå opplysingne i dokumentasjonen. I tillegg har mange særlover (med sine forskrifter) også innverknad på hadsaminga av dokumentasjon og arkiv.

Kva bør vi ivareta?

IKA Hordaland tilrår kommunane å ivareta arkiv etter private aktørar. Særleg fokus bør rettast mot:

- private aktørar som leverer offentlege tenester.
- lag og organisasjonar.
- nedlagte verksemder med særskilt verdi for lokalsamfunnet.
- andre private arkiv av særleg lokalhistorisk verdi.

Ved avlevering av privatarkiv til kommunal eige er det særleg viktig å skrive ein avtale mellom tidlegare arkiveigar og kommunen. Tilpass gjerne malen vår til ditt bruk:

Mal til avtale om avlevering av privatarkiv

Fleire kan hjelpe

Vestland fylkeskommune har koordingeringsansvar for privatarkiv i heile Vestland fylke. Ta gjerne kontakt med Vestland fylkeskommune ved førespurnader om ivaretaking av privatarkiv.

Stiftinga ArkiVest tilbyr ivaretaking og forvalting av arkiv for private verksemder i Vestland.

Lokale og regionale museum kan ha arkivdepot og interesse av særskilte privatarkiv.

Les om kva IKA Hordaland ivaretek av privatarkiv for kommunane i Hordaland.

Få arkiv inn i avtala

Interkommunale samarbeid regulerast av kommunelova kapittel 17-21. Det er ulike reglar som avgjer arkivplikt for dei ulike organisasjonsformene. 

Uavhengig av organisasjonsform skal kommunen syte for at oppgåver uført for kommunen dokumenterast og er tilgjengeleg for all tid. Lettaste måte å få til dette på er å avklare ansvar i samarbeidsavtala:

1. Kven har ansvaret for å ivareta arkivfunksjonen under samarbeidet?
2. Kva skal skje med arkiva etter avvikling av samarbeidet eller andre årsaker til periodiering?
3. Kven skal ha ansvaret for å ivareta og tene frå arkivet etter oppløysing av samarbeidet?

Dette skal også dokumenterast i arkivplanen til alle deltakarane i samarbeidet.

Er de i gang med interkommunale samarbeid utan å ha avklart arkivansvar i samarbeidsavtala? Det går fint. Det løysast enkelt ved å legge til eit tillegg til avtala.

Forslag til avtaletekst

Er de klare for å deponere arkiv etter interkommunale samarbeid? Sett i gang med rettleiaren vår for deponering av elektroniske arkiv.

Når ei verksemd avviklast eller overdragast skal pasientjournalane overførast til eit fastsett helsepersonell eller ei fastsett verksemd. Pasientjournalane avleverast til Helsedirektoratet dersom dette ikkje er aktuelt. Det fylgjer gjeldande føresegner Jf. pasientjournalforskrifta §17.

Pasientjournalar (papir og elektronisk) frå

offentlege helsetenester kan deponere pasientjournalar og administrative arkiv til IKA Hordaland. Ta kontakt med din kommunekontakt.

Elektroniske pasientjournalsystem bør deponerast til IKA Hordaland ved systembyte. Papirjournalar bør oftast bli i kommunen fram til kassasjon.

Pasientopplysingar frå mange helse- og omsorgstenester kan kasserast 20 år etter pasienten sin daud, eventuelt 120 år etter fødsel (gjeld mellom anna ikkje rus og psykososiale lidingar). Det gjeld så lenge kassasjon er vedteke i kommunen sin dokumentasjonsplan. Kassasjon er forsvarleg mellom anna fordi pasientopplysingar ivaretakast etter spesialisthelsetenesta til forskingsføremål for ettertida hjå Norsk helsearkiv.

private helsetenester og spesialisthelsetenesta skal avlevere pasientjournalar til Arkivverket/Norsk helsearkiv. Norsk helsearkiv tek berre mot pasientjournalar. Administrative arkiv frå privatpraktiserande helsetenester må handsamast som privatarkiv.

Har din kommune blitt tildelt tilsyn? 

1. Ta kontakt med din kontaktperson hjå IKA Hordaland. Rådgjevaren vil hjelpe kommunen gjennom heile prosessen, og utføre tiltak for at kommunen får færrest mogelege pålegg.
2. Førebu deg med IKA Hordaland sitt hjelpehefte for førebuing til tilsyn.

Hjelpehefte førebuing tilsyn

Rettleiarar for fleire emne
Alle Arkivverket sine rettleiarar

Rettleiarar for interkommunale samarbeid:
Arkivverket sin rettleiar for interkommunale samarbeid
Arkivverket sin rettleiar for felles sakshandsamingssystem
Regjeringen.no sin rettleiar for interkommunale samarbeid
Regjeringen.no sine døme på avtaler ved interkommunale samarbeid

Rettleiarar for innsyn, offentlegheit og personvern:
Arkivverket om personvern
Datatilsynet sine rettleiarar om personvern og rettar
Regjeringen.no sin rettleiar til offentleglova
Regjeringen.no sin rettleiar om teieplikt etter forvaltingslova
Sivilombudet sin innsynsguide

Rettleiarar for dokumentasjonsplan og internkontroll
Arkivverket sin rettleiar for dokumentasjon av arkivansvar
Arkivverket sin rettleiar for internkontroll
Digdir sin rettleiar for internkontroll
KS sin rettleiar for interkontroll Orden i eige hus

Rettleiarar for pasientopplysingar
Arkivverket sin rettleiar for overføring av pasientjournal til ny handsamar
Arkivverket sin rettleiar for avlevering av pasientjournalar
Arkivverket sin rettleiar for kassasjon av pasientopplysingar