Arkivanalyse

Arkivanalyse kan føregå i avgrensa omfang eller for å skaffe totaloversyn. Arkivanalyse er særleg aktuelt i samband med:

• tilsyn frå Arkivverket.
• omorganisering eller verksemdsoverdraging.
• periodisering, endring av periodiske oppgåver, innføring av nye ordningsprinsipp.
• samanslåing av arkiv eller arkivdeler.
• overgang til digitale arkivsystem.
• oppgradering av arkivsystem, skifte av system eller nytt system.
• deponering og ordning av arkiv eller overføring av arkiv til bortsetjing.
• digitalisering av papirarkiv eller dokumentasjonsprosessar.

Ein analyse av arkiva sin tilstand med påfylgjande tilstandsrapport gjev mogelegheit til å auke medvitet om arkivutvikling på administrativt og politisk nivå i kommunen. 

Tilstandsrapporten vurderer arkiva sin tilstand opp mot lovkrav og gode praksisar, og tilrår konkrete tiltak for å løyse utfordringar. Tilstandsrapporten:

• forankrast i kommunen, fyrst og framst hjå administrasjonen og kommuneleiinga, men og blant politikarane.
• framstiller data og informasjon på ein lettfatteleg og forståeleg måte.
• gjev utfyllande faglege vurderingar basert på ei effektiv og rasjonell gjennomføring av lovkrava.
• formulerer mål og tiltak som er tilpassa kommunen sine behov.
• argumenterer for kva som er relevante tiltak.
• konkretiserer og analyserer kommunen sine resultat, prioriterer tiltaka og koplar desse mot lovpålagte oppgåver og nasjonale føringar.