Arkivplan

Etter arkivforskifta § 4 skal alle offentlege organ (t.d. ein kommune) til kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar mv. som gjeld for arkivarbeidet. 

Her finn du arkivplanane til våre eigarkommunar: EtneSveioBømloStordFitjarTysnesKvinnheradUllensvangEidfjordUlvikVossKvamSamnangerBjørnafjordenAustevollØygardenAskøyVaksdalModalenOsterøyAlverAustrheimFedje og Masfjorden

IKA Hordaland sitt hjelpehefte for arkivplan og internkontroll (2020)

Rettleiar for arkivplan og internkontroll jamfør arkivforskrifta § 4

Kapittel 1. Organisering, ansvar og mynde

1.1. Bakgrunn og formål

Før ein startar det omfattande arbeidet med å utarbeide ein arkivplan, bør ein planlegge og kunne konkretisere kva ein ønskjer å oppnå og bruke ein arkivplan til.

Refleksjonsspørsmål

  • Kvifor har kommunen ein arkivplan?
  • Kva er kommunen sitt formål med ein slik plan?

Døme på problemstillingar og punkt ein kan nytte

  • Det opplagde er at kommunen har ein arkivplan fordi det er lovpålagd, vis difor til forskrift om offentlege arkiv §4 og riksarkivarens forskrift §1-1.
  • Skal arkivplanen nyttast som eit reiskap? Ved at fagleiar som dokumentasjonsforvaltninga/arkivtenesta nyttar arkivplanen som eit reiskap i arbeidet, vil denne få god oversikt over eigen organisasjon og korleis ein på best mogleg måte kan få «orden ei eiget hus».
  • Skal arkivplanen nyttast som kvalitetssikring? Då arkivplanen skal implementerast som ein del av kommunen sin internkontroll jf. forskrift om offentlege arkiv § 4, er det viktig å legge til rette for ei dokumentasjonsforvaltning av god kvalitet. Eit godt og systematisk arbeid med arkivplan vil gjere denne jobben enklare også for å få synleggjort arbeidet ein gjer i leiinga og resten av organisasjonen.
  • Skal arkivplanen nyttast som eit styringsverktøy? Om ein brukar arkivplanen som eit reiskap for å legge til rette for ei dokumentasjonsforvaltning av god kvalitet, kan ein også nytte arkivplanen som eit styringsverktøy, for å utarbeide strategiar, planar og heile tida forbetre prosessane i dokumentasjonsforvaltninga i kommunen.

Tips

Døme på korleis dette kan skildrast;

Modalen kommmune sin arkivplan


1.2. Internkontroll og årshjul

Jf. forskrift om offentlege arkiv § 4 skal leiinga i kommunen sjå til at arkivplanen vert ein integrert del av kommunen sin internkontroll. Dette kan løysast på fleire måtar. Det fyrste du bør gjere er å finne ut av om kommunen har eit verktøy for internkontroll og om det faktisk blir brukt i kommunen.

Kapittel 25 i ny kommunelov omhandlar internkontroll og vil gje kommunane spesifikke minstekrav til kva ein internkontroll skal innehalde. Dette kapittelet har ikkje tredd i kraft enda, men det vil truleg skje snart (dette er skrive i april 2020 – om du les dette seinare sjekk status på lovdata.no). Mange kommunar har allereie styringsverktøy dei nyttar. I tillegg vil nye krav i kommunelova skjerpe bruken av desse og fokuset på internkontroll aukar i dei fleste kommunar. Slik desse verktøya fungerer i dag er det mykje som skal skildrast i arkivplanen som ikkje skal være med i ein 9 internkontroll. Likeeins er det fleire «tema» som går i kvarandre. Det er difor viktig at den som har hovudansvaret for arkivplan i kommunen samarbeider godt med den/dei som jobbar med internkontroll, og saman med leiinga må ein gjere greie for korleis ein vil nytte dei forskjellige verktøya. Korleis ein skal jobbe med dette må gå tydeleg fram i skildringar om ansvar og mynde og kommunen sitt årshjul. Lag difor ein oversikt over kva kommunen ønskjer å skildre i arkivplanen og kva ein ønskjer å skildre i andre styringsverktøy, og lag ein strategi for korleis dette skal utførast i praksis.

Ein viktig del av internkontroll er å ha kontroll på avvik og det er viktig å tenke igjennom korleis ein handterer avvik i dokumentasjonsforvaltninga/ arkivtenesta. Om ein nyttar arkivplan.no er det ikkje noko godt system for dette her, medan i andre styringssystem er det ofte ein funksjonalitet for dette. Det er viktig å lage gode rutinar for avvik og handsaming av desse.

Refleksjonsspørsmål

  • Har kommunen eit internkontrollsystem? Og er det ein integrert del av kommunen, blir det brukt av alle og eventuelt korleis blir det brukt?
  • Korleis skal arkivplanen og internkontrollen nyttast, for å på best mogleg måte skape ein god dokumentasjonsforvaltning i kommunen? Kva skal skildrast kor, til dømes rutinar, instruksar, planar osb.?
  • Har kommunen utarbeida eit årshjul? Er arkivtenesta ein del av dette årshjulet?
  • Kven skal gjere kva? Og når og korleis skal oppgåver gjerast? (sjå figur under utarbeida av Digitaliseringsdirektoratet)
  • Korleis handterer kommunen avvik? Kven skal fagleiar/arkivleiar rapportere til?

rammeverkfigur.png

Kjelde: Digitaliseringsdirektoratet: Internkontroll/sytringssystemer - Etableringsaktiviteter

Tips

Kartlegg kven som skal gjere kva, når det skal gjerast og korleis. Lag eit årshjul saman og avgjer kor informasjonen skal dokumenterast. Det er viktig å lage ein oversikt over kor informasjonen ligg. Det er ingenting i regelverket som seier kva for plattform informasjon skal skildrast, men det er derimot 10 eit krav om kva som skal dokumenterast. Om informasjonen ligg i forskjellege system, så lag ein oversikt over kor ting er dokumentert.


1.3. Politisk organisering

  • Lim inn eit bilde/fil som viser kommunen si politiske organisering.

1.4. Administrativ organisering

  • Legg inn eit bilde/fil som viser kommunen sitt organisasjonskart.
  • Last også opp eventuelle eigarskapsmeldingar og/eller oversikt over samarbeid kommunen har med andre kommunar, selskap og føretak 

1.5. Ansvar og mynde

Dette er eit særs viktig punkt. Her må det avklarast og visast heilt konkret kva for ansvar og mynde arkivtenesta/arkivleiar/fagleiar har, ikkje berre internt på avdelinga, men også ut i organisasjonen, til dømes ytre einingar, IKT, samarbeid med andre kommunar, selskap og/eller føretak.

Refleksjonsspørsmål

  • Har kommunen vedteke delegeringar knytt til arkivansvar og mynde? (Om ein ikkje har dette ligg ansvaret hjå rådmannen).
  • Er eventuelle delegeringar skriftlege og konkrete?
  • Kva konkret ansvar og mynde har fagleiar/arkivleiar?
  • Kven skal fagleiar/arkivleiar rapportere til?
  • Har fagleiar fått delegert ansvar og mynde skriftleg?
  • Kva ansvar og mynde har arkivleiar/fagleiar overfor til dømes ytre einingar, IKT, andre samarbeid kommunen har osb.?

Tips

Om dette ikkje finst i kommunen tilrår vi at fagleiar/arkivleiar snarleg tek tak i problemstillinga. Utarbeid gjerne eit utkast som rådmannen kan jobbe vidare med, det er da større mogelegheit for at du får organisert dokumentasjonsforvaltninga på den måten du som fagleiar/arkivleiar ønskjer, og at du får konkretisert arbeidsoppgåvene dine som også gjer det enklare å jobbe med dette i kommunen. Delegeringar bør vere så konkrete som moglege. Sjå døme på dette fra Osterøy kommune her.


1.6. Organisering av arkivtenesta/dokumentasjonsforvaltninga

Under dette punktet skildrar du korleis arkivtenesta/dokumentasjonsforvaltninga i kommunen er organisert. Vi tilrår at ein brukar ei funksjonsbasert tilnærming og ser på kva funksjonar kommunen har dokumentasjonsplikt, til dømes jf. særlover som opplæring osb. Det mest oversiktlege er å lage eit visuelt organiseringskart, som kan limast inn som bilde/fil. Legg gjerne på forklaringar.

Refleksjonsspørsmål

  • Korleis er funksjonane i kommunane organisert?
  • Oppgåver, kven gjer kva?
  • Skildring av dokumentasjonspliktene til funksjonane?
  • Kven skal levere dokumentasjon?
  • Finst det funksjonar kommune har satt vekk? Til dømes kommunale samarbeid. Kven tek vare på dokumentasjonen i slike samarbeid?

Tips

Om ein synes dette er uoversiktleg i eigen kommunen kan ein utføre eller få hjelp til å utføre ein funksjonsanalyse. Om ein vel å utføre ein slik analyse tilrår vi at ein samstundes gjer ei bevaringsvurdering av dokumentasjonen. Sjå eit døme på eit visuelt kart som skildrar organisering av arkivtenesta/dokumentasjonsforvaltninga her frå Sandnes kommune.


1.7. Oppdatering av arkivplan

Ein viktig del av å jobbe med dokumentasjonsforvaltninga som ein integrert del av arbeidet med internkontroll i kommunen er at ein kontinuerleg jobbar målretta og systematisk med dokumentasjonsforvaltninga.

Kontroll og revisjon av arkivplanen skal difor inn i kommunens sitt årshjul og ein skal minst 1 gong i året jf. årshjulet revidere og kontrollere arkivplanen og sjå etter at den skildrar 12 dokumentasjonsforvaltninga i kommunen. Revisjon/oppdatering av arkivplanen må difor skildrast heilt konkret, med ein spesifikk dato som frist.

Refleksjonsspørsmål

  • Kven har ansvar for å jobbe med/oppdatere/revidere arkivplan?
  • Når på året skal dette skje?
  • Kva gjer vi med dei historiske arkivplanane?

Tips

Om kommunen nyttar arkivplan.no, så legg inn varsel på e-post i god tid før revisjonsdato. Sjå meir her frå Modalen kommune.


Kapittel 2. Overordna regelverk

Dette kapittelet gjev det overordna rammeverket for krav og plikter kommunen har som offentleg verksemd. Det er viktig å ha ein god oversikt over lover og forskrifter kommunen må følgje, i tillegg er det naudsynt å ha ein god oversikt over andre sentrale retningslinjer som kommunen skal følgje.

2.1. Lov og forskrift

Kva for lover og forskrifter styrer kommunen sin dokumentasjonsforvaltning. Det er viktig at kommunen viser kva for føresegn som styrer krav og plikter kommunen har til ei kvar tid.

Tips

Lag oversikt med lenker til Lovdata. IKA Hordaland har ein ferdig oversikt pr. mars 2020. Sjå døme frå Modalen kommune her.


 

Under arbeid..