Føremålet med synfaringane er å kartlegge mengda og plasseringa til arkivmaterialet for å gjere det vidare arbeidet til IKA Hordaland lettare ved hausting og ordning. Ein får betre oversikt som bidreg til at alt materialet kjem med ved hausting og at ein får skipa ein meir nøyaktig framstegsplan for det vidare arbeidet. Ein får avdekt om det er særskilde utfordringar som treng ekstra oppfylging frå oss, eller må utarbeidast av kommunen. Det vert også skipa god kontakt direkte mellom dei ytre einingane og IKA Hordaland.
Den totale lengda papirarkiv som vart avdekt ved dei ytre einingane munna ut i 248 hyllemeter. I tillegg vart det avdekt 9 ulike elektroniske system som kan innehalde arkivmateriale. Papirarkiva er fordelte i 51 ulike rom som spenn over alt frå små kott til store rom i kjellar, loft, administrasjons- og lærarkontorer og toalett. Rådmannen i Askøy inngikk avtale som inneber henting, ordning og registrering av papirarkiv i kommunen. Delprosjektet for arkiva frå oppvekst byrja i desember 2018, og den overordna målsettinga for prosjektet er å koma i møte krava i pålegg 8 «ordning og katalogisering av eldre og avslutta arkiv» i tilsynsrapport av 16.05.2017 frå Arkivverket. Pålegg 8 syner til gjeldande reglar i Arkivforskrifta §§ 3-14 og 5-4. Desse synfaringane kjem som fylgje av at IKA Hordaland og Askøy kommune i 2017 laga ei oppdragsavtale om ordning av kommunene sine arkiv.
Meir om pålegg 8, synfaringane og prosjektet kan ein lese i den fulle rapporten frå synfaringane: «Kartleggingsrapport for oppvekst i Askøy kommune» (31.01.2019).
Ettersom synfaringane no er avslutta og resultatet ferdigstilt i rapporten, er tida inne for hausting av arkiva. I fylgje framdriftsplanen skal alt materialet vere hausta innan 30 juni 2019. Fram mot 3Q 2022 skal det ordnast, oppbevarast og gjerast tilgjengeleg av IKA Hordaland i samsvar med arkivforskrifta §3-20.
