For å hjelpe våre eigarkommunar med å forenkle prosessen med avlevering av digitale arkiv for langtidsbevaring har vi difor satt i gang prosjektet «Digitalt depot». Vi har oppretta ei intern prosjektgruppe beståande av Eirik, Øyvind og Anita. Målet er å legge til rette for at våre eigarkommunar enkelt skal kunne avlevere digitalt arkivmaterialet for langtidsbevaring til oss og vidare korleis dette skal dokumenterast til dømes i kommunane sine arkivplanar.
Prosjektet skal utarbeide ei skildring av kva for teneste IKA Hordaland skal tilby kommunane, ei produksjonsløype og vi skal teste utrekk på eit fagsystem og eit NOARK-system. Vi ønskjer vidare å nytte prosjektet sitt resultatet til å hjelpe kommunane i å planlegge av framtidige utrekk av digitale arkiver, og få ein standardisert måte å gjere dette på.
I 2019 vart IKA Hordaland medlemmer av KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter), som «tilbyr tjenester og kompetanse til sine medlemmer og aktivt bidrar til å utvikle og effektivisere langtidsbevaring av digitale arkiv innenfor kommunal og fylkeskommunal sektor» (ref. kdrs.no). I prosjektet vil vi i stor grad basere oss på det arbeidet KDRS allereie har utført, som til dømes deira produksjonslinje og malarbeid. I dag har vi hatt besøk av dagleg leiar i KDRS Tor Eivind Johansen, som ga oss ei nyttig innføring i erfaringar dei (og andre IKAer) har gjort seg i prosessen.
Prosjektgruppa er no godt i gang med arbeidet som skal vere ferdig 1.mars