Plukkassasjon vert ikkje tilrådd

Arkiva som er under ordning i kontraktfesta ordningsprosjekt skal kassasjonsvurderast.

I hovudsak skal kassasjonen gjerast med utgangspunkt i eit makroperspektiv (arkiv, serie, mappe) og ikkje i eit mikroperspektiv (sak, dokument). «Plukkassasjon», eller ei detaljert kassasjonsvurdering på mikronivå, vert som oftast ikkje tilrådd grunna høg kostnad og at det er eit tidkrevjande arbeid om ein ikkje har behov for ei detaljert gjennomgåing av materialet.

Bevaringsutvalet (2002) har laga ein formel for utrekning av om tida ein har nytta til kassasjon kan forsvarast vurdert ut ifrå økonomiske tilhøve. Dersom formelen vert tilpassa forholda ved IKA Hordaland, får ein omtrentleg 13 arbeidstimar. Vår eigen leigepris per hyllemeter og timeløna for medarbeidarane knytt til prosjekta er med i utrekninga.

Det vil seie at om det tek lengre enn 13 arbeidstimar å kassere éin hyllemeter med arkiv, vil det ikkje svara seg ut ifrå tanken om at innsparinga (lågare leigepris) skal betale for utgifta (timeløna til medarbeidaren).

Vi reknar at ei kassasjonsvurdering på dokumentnivå er naudsynt først når innsyn i den einskilde saka er aktuelt. Med andre ord, det er ikkje avgjerande at heile arkivet er kassasjonshandsama på dokumentnivå når innsynet kjem, men det er viktig at den einskilde saka vert gjennomgått før den som har tinga innsynet får saka attende.

Andre metodar, som arkivavgrensing av trykksaker, er betre eigna for å få til ein reduksjon av hyllemeterlengda. Arkivavgrensing er lovpålagd jf. arkivforskrifta § 14  med det føremål om at offentlege arkiv ikkje skal fyllast opp med materiale som ikkje har bevaringsverdi for ettertida.