Proveniensprinsippet – arkivas indre og ytre orden – er heilag. Ein skal ikkje omorganisera eller slå saman utskilde arkiv og på den måten skapa noko nytt. Arkiva sin opphavelege orden og rekkjefølga dokumenta ligg i har verdi i seg sjølv som dokumentasjon av verksemda for ettertida. Får arkiva bestå slik dei vart skapte vert det enklare for oss å forstå dei – og tida dei vart skapte i.
Slik har det vore sidan 1898 då pertinensprinsippet vart forkasta til fordel for proveniensprinsippet. Tidlegare var arkiva ordna fritt etter emne, men frå då av kunne sakshandsamar bruke register, nøklar og journalar som reiskap for å finne fram.
Omtrentleg hundre år seinare, den 1. januar 1993, vart lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) gjeldande, og kommunane kunne no organisera seg friare enn tidlegare. Samstundes vart dokumentsenter/sentralarkiv med felles postmottak og EDB-arkiv vanlegare. Proveniensen vart no forankra i ein NOARK/KOARK-kjerne.
I dag – 25 år seinare – er desse arkiva modne for avlevering og vi ved IKA Hordaland haustar jamleg både basedumpar og papirarkiv frå eigarkommunane våre. Saka som no er oppe til drøfting er kvar proveniensen ligg når papirarkiva er ordna etatsvis medan saksregisteret er under felles journal.
Eit praktisk døme frå Fjell kommune
Saksarkivet frå Sentralarkivet i Fjell kommune (1999-2005) vart avlevert med tilhøyrande elektronisk journal frå Forum Winsak. Journalen hadde 23.000 liner som svara til 8.300 saksmapper. Frå journalen fekk vi henta fram ni kolonnar, deriblant kode for etat og seksjon. Papirarkiva på si side var ikkje ordna i fellesarkiv, men kvar etat med sitt arkiv. Nokre av dei med skarpt skilje ved innføring av EDB-arkiv, andre utan. Omorganisering internt i kommunen gjorde likevel at etatskodane og seksjonskodane ikkje direkte let seg overføre til papirarkiva.
Då arkiva stod til ordning drøfta vi følgjande: skal proveniensprinsippet for dei etatsvise arkiva haldast ved lag eller skal journalen være styrande for korleis vi reknar den opphavelege ordenen?
Saksregisteret vart konvertert til Excel for import til ASTA og avgjersla vart teken om at journalen skulle vere styrande. Papirarkiva, som då var fem utskilde arkivdelar, vart omorganiserte i ein orden som svara til journalen. Ein manuell gjennomgang line for line, mappe for mappe følgde for å sjå om mappene framleis låg i papirarkivet og ikkje var flytta, kasserte eller mangla. Resultatet vart 35 HM med ferdig ordna saksarkiv mapperegistrert i ASTA med mykje god og søkbar metadata.
Meir om avlevering av NOARK-arkiv:
Riksarkivaren (2010) Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i Noark-baserte løysingar