Standardisering

Saman med den nye arkivlova som trer i kraft 01.01.2026, utgjer desse to forskriftene kjernen i det nye lovverket som regulerer arkiv- og dokumentasjonsforvalting i kommunane våre. Når desse trer i kraft er ikkje enno kjent. Det står att forskriftsarbeid både for departementet og for Arkivverket. 

I høyringsfråsegnene har vi valt å vektleggje korleis vi meiner forskriftene kan bidra til betre bevaring og auka dokumentfangst. Gjennom enkle standardar som famnar det mest naudsynte, har vi mogelegheit til å sikre kvalitet og etterprove forvaltinga.

Vidare har vi peikt på mogelegheitene kommunane i heile landet har til å samordne oppgåveløysinga i nasjonale fellesløysingar og standardar. Dette gjeld alt frå publisering av datakatalogar og digitaliserte arkivkjelder, til publisering av metadata i postlister. Denne politikken bør speglast i forskriftsverkerket.

Ny arkivlov frå 01.01.2026

Den nye arkivlova vart kunngjort 20. juni 2025 og erstattar dagens lov frå 1992. Det er fleire endringar i det nye lovverket som har påverknad på arkivhald og -danning i kommunal sektor. Det er i fleire tilfelle både ny språkbruk, skjerpa krav og endra ansvarsforhold. Her er nokre av hovudpunkta:

Språkbruken har vorte endra på fleire punkt. Den kanskje mest vesntlege endringa er at dokument, som framleis i offentleglova definerast som ei avgrensa informasjonsmengd, no heiter dokumentasjon jamfør arkivlova. Det spesifiserast også at tydinga av dokumentasjon inneheld annan informasjon frå informasjonssystem. For det andre har vi (IKA Hordaland) røyrt oss frå å vere ein depotinstitusjon til å vere ein bevaringsinstitusjon. Og for det tredje, Arkivplan er omdøpt til dokumentasjonsplan. 

Dokumentasjonplanen har saman med internkontroll vorte løfta frå forskriftsverket og inni sjølve arkivlova. Det synleggjer at dokumentasjonsplan og internkontroll for arkiv vil få ei stadig viktigare rolle i det framtidige arkivarbeidet. I forskrifta understrekast det at dokumentasjonsplanen kan vere ei samanstilling av fleire ulike system og datakjelder.

Også verkeområdet for arkivlova er utvida. Private verksemder som gjer einskildvedtak eller utferdar forskrift skal fylgje arkivlova i dei delane av verksemdene som gjer dette. Dersom ei privat verksemd løyser offenltlege lovpålagte oppgåver på vegne av ein kommune omfattast denne oppgåveløysinga av arkivlova. Og kommunen pliktar å ta imot dokumentasjon frå oppgåveløysinga. For kommunane gjeld dette typisk private skular, barnehagar, helsaktørar m.fl. 

Det nye lovverket er tilpassa å skulle fungere inn i den digitale verda forvaltinga i Noreg arbeider i til dagleg. Bortfallet av Noark-standarden fortel at ein epoke med forsøksvis sterk sentralstyrt standardisering er over, og meir mangfaldig arkivstyring kan vinne fram framover. Arbeid med dokumentasjonsplan vert i så måte nøkkel til å halde kontroll.

Høyringsfråsegnene