Planleggingen av ordningsarbeidet starter ved befaring hvor vi fotograferer arkivene slik de står oppstilt hos arkivskaper før vi pakker og transporterer til våre lokaler. På den måten forenkler vi arbeidet med grovsortering og oppstilling hos oss. Arkivene vi tar inn tildeles ved mottak arkivskaperkode (klassifisering av arkivskaper etter forvaltningsområde/sektor) før arkivet registreres i ASTA (på arkivskapernivå), knyttes til aksesjon og kvittering sendes i retur til avleverende kommune. Deretter legger vi en plan for ordningsarbeidet som stemmer overens med faktureringsplanen vi har forpliktet oss til og tilgjengelige ressurser vi har til arbeidet. Prioritet blir satt på de ulike delene av det avleverte materialet gitt etter hyppigheten av innsyn og disse arkivene legges i kø. Vi etterspør samtidig register og journaler for det avleverte materialet som vi igjen bruker i registreringsarbeidet.

Vi vurderer bruken av ASTA- masseregistreringsskjema under ordningen og foretrekker å benytte oss av det der det er formålstjenlig. Forutsetningen for bruk av masseregistreringsskjema er at arkivet er av en viss mengde enkeltregisteringer. Her spiller detaljnivået en stor rolle og små arkiv ned mot 1 hyllemeter kan ha flere hundre enkeltregistreringer om vi skal registrere ned til dokumentnivå. Ytterligere gir masseregistering fordelene ved blant annet registrering i ASTA uten nettilgang og enklere renummerering, flytting og kopiering av arkiv (det vil si bruke andre registrerte arkiv som mal for registrering av nye arkiv).

For nyere arkiv med elektronisk sakregister gjør vi en ekstra innsats for å hente ut så mye metadata ved avlevering som mulig. Klarer vi å konvertere sakregisteret til et format vi kan importere til ASTA, gjør det at arkivene blir enda mer søkbare. Vi klarer stort sett hente ut sakregister for alle formater så lenge disse ikke er håndskrevet.

For å holde oss ajour i henhold til faktureringsplanen for arkivene med oppdragsavtaler må medarbeiderne ved ordningsavdelingen levere 3 hyllemeter med ferdig arkiv per dag. Selve ordningen foretar vi i fellesskap og vi prøver å variere arbeidsoppgavene oss imellom. Ingen plukker binders og rundskriv i dagevis, og liming av etiketter ser vi på som dugnadsarbeid som vi sparer opp. Fordelen ved å samarbeide om de samme arkivene er at vi lettere kan inspirere hverandre til å holde motivasjon og tempo oppe, følelsen av at vi jobber mot et felles mål og at vi kan avklare problemstillinger vi møter i fellesskap hurtig. I tillegg til det sosiale aspektet så klart.