Eldre arkivmateriale
Eit av dei eldste dokumenta om arkiv og arkivordning som oppbevarast hjå oss på IKAH, er ei oversynliste frå arkivet etter Etne formannskap. Dokumentet er datert 1848 og gir ei oversikt over «de Protocoller og Documenter, der tilhører Etne Præstegjelds Fomnadskabs Archiv».
Arkivproblem i samband med kommunesamanslåingar
I samband med kommunereforma på 1960-tallet sat Riksarkivaren fokus på tilstanden blant dei kommunale arkiva. I eit rundskriv til kommunane pekte dåverande riksarkivar Dagfinn Mannsåker på ulike «arkivproblem» i samband med kommunesamanslåingar. Attgløymde arkiv på tenestestadar, samanblanding av arkiv frå ulike kommunar og uforsiktig behandling av arkivmateriale vart trekt fram som årsaker til at fleire kommunar låg etter i ordninga av sine eldre arkiv. Med kommunesamanslåingane var kommunane ansvarlege for at arkiva etter dei tidlegare kommunane vart tatt hand om på ein forsvarlig måte. Dette av omsyn til «den verdi arkiva har både for administrasjonen og for historikarar og andre forskarar». For å hindre at historia gjentok seg sat riksarkivaren opp ein arbeidsplan til kommunane som skulle sikre at arkiva vart sat i orden og heldt under forsvarleg oppsyn. Planen innebar ei kartlegging av arkiv og arkivlokale, samling, merking og ordning av arkiv og tilsyn av arkiva.
Arkivsystem
Noreg har ein lang tradisjon for journalføring i offentleg verksemder. Etter ein arkivskandale i Bergen, kor viktige dokument om pengeoverføringar ikkje vart funne igjen, sendte kongen ut eit journalpåbod i 1740. Men trass i eit tidleg påbod om journalføring har det å finne fram i arkiva nødvendigvis ikkje vore like enkelt.
Opp gjennom historia har det vore nytta ulike system for ordning av arkiv. Mange av dei vart laga av kommunane sjølv og dermed tilpassa lokale tilhøve. Rasjonaliseringssjef Chr. Granerud hevda i sitt foredrag på det nordiske kommunalkurset sommaren 1953 at det eksisterte nesten like mange arkivsystem som kommunar. Kunnskap om måten eit arkiv er ordna på har difor vore avgjerande for å finne fram.
I arkiva finn vi dokumentasjon om dei ulike arkivsystemane som har vore nytta. I forkant av kommunereforma på 1960-talet sendte riksarkivaren ut eit rundskriv til landets fylkesmenn kor han understreka behovet av eit felles arkivsystem for alle kommunar og kommunale etatar. Vidare vart det informert om at Norges Herredsforbunds arkivsystem (NHF) hadde blitt godkjent som arkivsystem for den kommunale sentraladministrasjon. Dette er eit arkivsystemet basert på desimalklassifikasjonssystemet, det vanlegaste arkivsystemet blant arkiv som inneheld saksarkiv. Systemet gir eit oversyn over korleis eit arkiv er bygd opp og kva for emnar det inneheld. For enkel attfinning samlar desimalklassifikasjonssystemet likearta arkivmateriale på ein og same stad.
I dag nyttar dei fleste norske arkivinstitusjonar seg av StandArk, Arkivverket sin standard for arkivbeskriving. Formålet med StandArk er «å sikre at data blir registret på enhetlig måte, og at likeartede arkiver og aktører beskrives og kategoriseres mest mulig likt».
Skipinga av IKA Hordaland
I saksarkivet etter Voss formannskap finn vi saksmappa «Skiping av Interkommunal arkivordning i Hordaland» som fortel historia om etableringa av IKAH. Frå vår fyrste årsmelding kan vi lese at 20 kommunar i Hordaland hausten 1986 hadde vist interesse for å vera med i ei sams arkivordning. Året etter vart organisasjonen etablert med formål om å «arbeide for at verdifullt arkivmateriale i medlemskommunane vert teke vare på og gjort tilgjengelig for offentleg verksemd, forsking og andre administrative og kulturelle formål».
Under ordninga av administrative saksarkiv dukkar det jamleg opp kursinvitasjonar frå IKA Hordaland, korrespondanse mellom oss og kommunane og ulike eksemplar av Arkivjournalen, vårt eige meldingsblad.
Kjelde
Dørum, Anne Mette (1999), Arkivkunnskap, Cappelen Undervisning, Oslo, s. 58-62.
