Følgjande ligg til grunn for reduksjon av hyllemetertalet:
- Fjerning av ikkje-arkivverdige dokument
Ifølgje Riksarkivarens retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i kommunale arkiv (1987) om kommunale arkiv etter 1950 skulle arkivavgrensinga skje så snart saka var ferdig sakshandsama. Ikkje-arkivverdig materiale som dømes NOUar, lovtekstar og liknande skulle «oppbevarast separat utanfor arkivet, til dømes i bibliotek, trykksaklager, rundskrivmapper o.l.». Trass denne eintydige instruksen ser vi at mykje av arkivmaterialet som vert avlevert hjå oss inneheld ei stor mengde ikkje-arkivverdige dokument. Dublettar, rundskriv, trykksaker og dokument som ikkje har verdi som dokumentasjon etter § 14 i arkivforskrifta vert fjerna. Ytterlegare tek vi i bruk Bevarings- og kassasjonsplanen utarbeidd av IKA Hordaland og eigarkommunane – heimla i § 16 i arkivforskrifta – når vi kasserer.
- Flytting til meir plass-effektive arkivboksar
Ei overvekt av boksane som vert avleverte hjå oss er ikkje godkjende etter forskrifta og må bytast til arkivboksar som tilfredsstiller krava til ISO 9706. Ein heilsleg boksstandard bidreg òg til å effektivisera magasinstyringa sidan avrekninga av hyllemetertalet vert enklare. Men det er pakkinga av arkivmateriale jamt fordelt i boksane som i størst grad bidreg til ein reduksjon av hyllemetertalet. Mange av boksane vi tek imot er ikkje godt utnytta på plass,og denne ikkje nytta plassen er kostesam for eigarkommunane våre å betale leige for – spesielt når perspektivet for oppbevaring er ævelengda. Vi ynskjer sjølvsagt å bidra til ein reduksjon av kostnaden for kommunane våre.
- Fjerning av materiale som ikkje hører heime i papirarkiva
Arkivfiendtleg materiale som til dømes metall, plastomslag, gummistrikk, tau og lause gjenstandar høyrer ikkje heime i arkiva. Jamvel om vi har klimastyring i magasina som sørgjer for at binders og anna metall ikkje rustar hjå oss, fjernar vi slikt ved ordning. Magasina våre held ein konstant temperatur på 17 ºC og ei relativ luftråme mellom 40 og 50 % i tråd med krava til arkivlokale for langtidsoppbevaring etter § 7 i arkivforskrifta. Binders er heller eit plassproblem all den tid dei som regel er plassert i same venstre hjørne og difor bidreg til at dokumenta veks i storleik. Fjerning av binders legg òg til rette for digitalisering seinare då kvar mappe er klargjort til skanning direkte frå boksen. Gode katalogar og registreringar i ASTA gjer tida knytt til leiting ved saksinnsyn kortare.